De Briefing in zes stappen

14/01/2018

Stel je bent wél de woordvoerder, maar je staat niet zelf voor de camera. Vaak krijg ik de vraag; hoe begeleid ik nou intern de mensen bij een interview? Dus hierbij, tips én een voorbeeld van een briefing via mail.

Stap 0: jij beslist wie het interview doet

Woordvoering is een vak (en als je twijfelt lees dan vooral nog wat verder in mijn blog). Dus als woordvoerder weet je wie welk verhaal bij welke media goed kan vertellen. En ja, daarbij mag je mensen ook tegen zichzelf beschermen. Die ene projectleider die graag bij de schepping begint, die een koppige nukkige uitstraling heeft en altijd jamaar zegt, of die manager die het niet eens is met de gekozen koers… die zet je allemaal niet voor de camera. Hoeveel kennis ze ook hebben, hoezeer ze ook stampvoeten. Als je trouwens tegenstand verwacht, zorg dan ff dat je ingedekt bent door je baas. Wel zo handig als je gelijk krijgt doordat het interview wat toch door moest gaan flopte.

Stap 1: first contact leg je persoonlijk

Als ik wil dat iemand zijn werk laat vallen, agenda leegveegt en met zijn billen bloot voor de camera gaat: dan vraag je dat NIET via mail of app. Tenzij je altijd zo samen communiceert voor alle zaken, ingrijpend of niet… maar dan nog. Ik hou er niet van. Bel es, of beter: loop even langs als het kan.

Stap 2: zoek de juiste woorden en quote

Spreek het verzoek samen door en vindt de juiste woorden en oneliners. Vertaal die naar de meest gewenste quote. ELK gesprek (zelfs die met je zoon van 16 over haar avond stappen) heeft voor jou een gewenste uitkomst. Die uitkomst vertaal je naar een quote. Je hebt journalistiek gezien ruimte voor één quote. Geef ze er niet tien want dan kiest de journalist welke hij gebruikt en dat is altijd degene die bij jou op nummer 10 stond. De quote zette ik altijd op een geeltje en plakte ik op mijn dashboard. En dan hardop oefenen de hele weg naar kantoor/ filmlocatie.

Stap 3: kies een goede locatie

De cameracrew filmt wat jij aanbiedt. Dus als je kunt kiezen: KIES! Niets zo afleidend en irritant als een rommelige boekenkast op een nog rommeligere werkkamer. Beeld is 80% van datgene wat je tot je neemt en ik zie (en hoor dus) alleen maar rommel. Het koningshuis kan er ook wat van; zo’n statige kamer met een half bloemstuk in beeld. Geen gezicht. Laatst zag ik de korpschef in een lege hal van een groot kantoorpand met op de achtergrond een lege trap. En zijn boodschap; ik sta voor de mannen en vrouwen in het veld. Waarom is hij dan niet voor het wagenpark of een politiebureau gaan staan? Wat is dat nou voor beeld? Een lege hal. Saaaaaaaaai.

Stap 4: planning en logistiek

Je directie kan écht wel schuiven in een agenda maar maak dingen niet onmogelijk. Praat dus goed door wanneer de crew langskomt en hoe je ze ontvangt. Ga ervan uit dat een camera altijd aanstaat en bedenk dan hoe je de crew door je hele kantoor begeleid en hoeveel je van al je interne memo’s langs het koffie-apparaat potentieel in beeld wilt hebben. Met name programma’s als Boos zijn hier beroemd om….

Stap 5: de persoonlijke voorbereiding

Een woordvoerder moet soms even handtastelijk zijn. We checken je makeup, of tussen je tanden je lunch niet nog hangt, zit je stropdas recht, roos van de schouders, haren uit de war en de panty met ladder moet als de sodemieter vervangen worden. En dat leuke gestreepte overhemd/ blousje? Dat moet op camera uit want dat ziet er niet uit op tv. Gaat wiebelen.

Stap 6: toch wel de mail

Uiteindelijk stuur je natuurlijk wel een mail. Zeker als iemand op locatie of in een studio gefilmd wordt. Daarin vermeld je ook waar je kunt parkeren, wie er nog meer aan tafel zit etc. Hierbij een voorbeeld voor een optreden bij DWDD (en ja dat mag je gewoon gebruiken).

PS: het is absoluut aan te raden om als woordvoerder zelf een keer een rondje publiek bij de Nederlandse talkshows te doen. Dan heb je het een keer meegemaakt!

SUCCES!!

Er is nog meer…. klik hieronder door:)

Of lees meer over mij.