Vijftien jaar geleden toen ik nog een groen woordvoerdertje op het ministerie van LNV was, werkte daar een meneer die, met een hele grote schaar, elke ochtend de krant aan stukken knipte. De artikelen die belangrijk waren plakte hij achter elkaar en voor 9 uur lag bij iedereen op tafel; De Knipselkrant. Onmisbaar in ons dagelijkse actualiteitenoverleg. Tot zijn spijt is zijn beroep in analoge vorm uitgestorven, de grote schaar ligt ongebruikt onderin een lade.

Inmiddels krijg je als woordvoerder elke ochtend op digitale wijze een media-overzicht in je inbox. En in tegenstelling tot De Schaar zijn er heel veel verschillende tools die je daarvoor kan gebruiken. Gedreven vanuit nieuwsgierigheid en de vraag Hoe zit dat nou eigenlijk…heb ik in de zomer van 2018 een ronde gemaakt langs de bekendste tools die zich bezig houden met nieuwsmonitoring en -analyse. Want dat laatste is een interessant extra optie die stiekem van steeds grotere waarde wordt in ons vak.

Bij dit artikel hoort een reeks van vier blogs met achtergrondinformatie over de tools, de KPI’s, de query en de bronnen.

 

Analyse is geen oud nieuws

Monitoring gaat over de vraag; waar waren we in het nieuws en hoe werden we genoemd? Handig om snel te weten want wie weet moet je je agenda leegvegen voor een dagje crisismanagement. Analyse hangt daar 1 op 1 mee samen. Daarbij kijk je terug; wat heeft de media-actie ons opgeleverd, hoe groot was het bereik en hebben we het gewenste effect bij de beoogde doelgroep gehaald?

Analyse kan ook tot doel hebben om te laten zien dat je als woordvoeringsafdeling heel druk en heel goed bezig bent. Dus niet alleen evaluatie van je eigen strategie om ervan te leren, maar ook intern te bewijzen dat je soms dagen bezig bent om iets klein of zelfs uit het nieuws te houden.

Analyse wordt steeds belangrijker. In veel crises is het sentiment van buiten bepalend voor de woordvoeringslijn geworden. Je boodschap landt alleen als de ontvanger ervoor open staat. En maar eindeloos op SEND drukken is niet meer van deze tijd.

 

Geen leuk werk

Wij woordvoerders zijn geen data-analysten en vaak is de beta-kant van ons werk minder goed ontwikkeld en -meest belangrijk- vinden we het niet leuk. We hebben vaak al een hekel en al helemaal geen tijd om de perslijsten (al dan niet via een perslijstensysteem) bij te houden, laat staan een dag na te denken over welke query onze nieuwsmonitoring nodig heeft of te bekijken wat ons werk heeft opgeleverd (allemaal oud nieuws toch?). Nee. Zo’n analyse geeft heel veel informatie voor vervolg. In deze tijden met een overload aan informatie en te veel keus moet je je inzet in tijd en geld goed focussen. Dat kan alleen met goede analyse van het spelletje tot nu toe. In die zin heeft de woordvoerder met kernkwaliteiten op het gebied van data-analyse een vrij zekere baangarantie.

 

Hoeveel wil en kan ik zelf doen

Het scheelt nogal per organisatie. Stel je bent een grote organisatie, met een uitgebreide communicatieafdeling, een dagelijkse nieuwsflow en meerdere woordvoerders. Dan is de noodzaak en de financiële ruimte tot nieuwsmonitoring veel makkelijker te bewijzen dan bij een kleine regionaal gefocuste organisatie met een communicatieafdeling van een paar mensen. Elke tool biedt eindeloos veel handjes om je te helpen, bij de een zit dat in de abonnementsprijs en bij de ander niet. Wees hier scherp op en vraag er actief naar! Met name als het gaat om je maandelijkse analyses kan het handig zijn om extra hulp bij in te huren. Realiseer je wel dat je er altijd zelf nog doorheen moet; jij bent de enige die echt goed weet wat je hebt gedaan en wat past bij jouw organisatie.

Tip: heb je een crisis of een groot project wat openbaar gaat? Neem in je budget dan wat extra geld op om dit live te laten monitoren gedurende de dag/ het event. Dan kun je ter plekke actief bijsturen.

 

Tenslotte: kun je het ook zelf zonder kosten?

Natuurlijk kun je dat. Maar vergeet niet dat jouw uren ook tijd kosten. Ook daarvoor gelden de eerste stappen dat je scherp hebt wat je wilt weten. De tips zijn dan:

  • Zet een alert aan op Google en Blendle. Volledig ben je zeker niet, maar je komt best een eind. Weet wel dat google-alert soms traag is, maar als je niet heel heftig dagelijks crisisgevoelig nieuws hebt is dat niet perse een probleem.
  • Aanvullend kun je twitter nauwgezet volgen want vaak zie je daar de aankondigingen of reacties op een item langskomen. Volgen van twitter kun je via je eigen lijsten of met een gratis tool als Hootsuite of Tweetdeck.
  • Neem tenslotte wel een abonnement op de belangrijkste vakbladen of (regionale) kranten zodat je die ook mee kunt nemen in je monitoring.
  • Hou regelmatig contact met je newsroom, degene die de webcare doet of de klantenservice zodat zij jou ook weten te vinden als er iets oppopt.
  • Doe een social search langs verschillende platforms, bijvoorbeeld diverse facebookgroepen en kijk wat daar gebeurt.
  • En vergeet die collega-allesweter-superexpert niet die de vakmedia zelf bijhoudt. Loop af en toe bij hem binnen voor een update op de vakpers.

PS – De meeste ervaring in nieuwsmonitoring hebben journalisten zelf. Want het nieuws van een ander is nog steeds vaak een belangrijke nieuwsbron. Zeker als dat bericht online mega-veel gedeeld wordt.

 

AAN DE SLAG!
Om aan de slag te gaan adviseer ik je de onderliggende vier artikelen te lezen en alle vragen die daarin bij je opkomen voor jezelf te beantwoorden. Op die manier kom je beslagen ten ijs en weet je beter wat je echt wilt zoeken. Want voordat je het weet analyseer je de hele wereld en dat is een chaos die je jezelf niet wilt aandoen!

Ga nu naar de artikelen over de bronnen, de tools, de query en de KPI’s. Dit onderzoek heb ik gedaan in de zomer van 2018. Omdat de markt nogal aan grote veranderingen en concurrentie onderhevig is, kan het zijn dat tools inmiddels nieuwe functionaliteiten aanbieden. Juist daarom is het wezenlijk om zelf gesprekken aan te gaan.