Mocht je op zoek zijn naar een top 10 van tools; dan moet ik je teleurstellen. Mijn belangrijkste tip is: blijf niet als vanzelfsprekend bij het oude. Nodig elk jaar een paar tools uit voor een presentatie. De ontwikkelingen gaan hard en de concurrentie in deze markt is groot. En: een monitoringstool is heel persoonlijk/ organisatieafhankelijk; loop de verschillende onderwerpen in dit artikel langs, kies wat jij daarbij wel/niet nodig vindt en ga aan de hand daarvan het gesprek aan. Dit is deel 3 in de reeks over nieuwsmonitoring. 

 

Van zelf spelen tot volledig ontzorgen

Van de tien tools die ik heb bezocht zijn er een paar die zelf bronnen beheren. Met name als het gaat om print (kranten, tijdschriften, vakbladen, glossys). De MediaInfoGroep, ANP en LexisNexis zijn de enigen die dat aanbieden en daarmee ook aan de andere tools deze diensten leveren. LexisNexis biedt als enige een archieffunctie waarmee je printartikelen tot vijf jaar terug kan zoeken. Dus omdat je je helemaal suf mag zoeken is het een speeltuin voor onderzoekers en wetenschappers of mensen met een nieuwsgierige aard. Tegelijkertijd doen ze in het basispakket niets met social dus daarvoor moet je een uitbreiding aanschaffen. MediaInfoGroep heeft een veel uitgebreider assortiment in de consumerbladen en vakpers. Veel van de andere tools maken gebruik van een abonnement op een van deze twee (of beide) tools voor het aanleveren van de printbronnen. Waar Clipit begon als een groepje jonge internetondernemers vijftien jaar geleden die zich blijven ontwikkelen, is OBI4wan de jongste ster aan het firmament. Onlangs heeft OBI4wan Buzzcapture overgenomen en biedt nu behalve webcare ook de Brand Monitor aan waar je leuk in kunt doorklikken en vrij mag zoeken.

 

Dashboards

Monalyse was de eerste met een integraal dashboard maar dat goede voorbeeld is door de inmiddels nagenoeg door allen gevolgd. Nagenoeg alle tools hebben dashboards, vaak met mooie diagrammen, staatjes en tabellen. Meestal kun je hier helemaal in verdwalen. De verschillen zitten bijvoorbeeld in hoe clickable ze zijn. Bij Coosto kun je op alles klikken om meer te weten te komen over een bepaalde analyse. ANP heeft recentelijk een nieuw dashboard ontwikkelt maar richt zich wel primair op de mainstream van het nieuws.

 

Internationaal

Werk je in een internationale context dan heb je ook een uitdaging. Stel je doet een project in China, dan wil je wellicht ook volgen wat er daar gebeurt. Een aantal tools, zoals Meltwater, kunnen dat bieden, maar ik zou je bij een flink project eigenlijk adviseren om dan ter plekke een PR-bureau in te huren. Dan heb je waarschijnlijk de beste analyse/vertaling het nieuws, zeker als je nog een taalprobleem hebt ook. Wat wel interessant kan zijn is monitoring in de Benelux, Monalyse biedt dat bijvoorbeeld.

 

Attendering

Waar ik verder zelf heel belangrijk vind is de attenderingsfunctie. Zoals ik in het begin van mijn artikel al aangaf, lijken de tools erg veel op elkaar. Zo positioneert Clipit zichzelf als een tool die je ’s ochtends tijdens je eerste kopje koffie inzicht geeft in je media prestaties. Maar de anderen kunnen dit ook leveren. Vaak kun je zelf je tijd instellen en afspraken maken over hoe vaak per dag je een update wilt en zelfs via welk kanaal (app, mail, push, rss etc). Wat ik handig vind is als je knipselkranten automatisch op basis van een specifieke query kunt laten sturen naar collega’s, zo kun je bijvoorbeeld een selectie maken voor de IT-afdeling en een selectie voor Sales. Diverse tools bieden deze optie. Let er wel op dat dit soms extra kosten met zich meebrengt.

 

Vrij zoeken

Kun je in de tool zelf los gaan? Gewoon vrij zoeken, ongeacht de query? Niet elke tool biedt deze mogelijkheid. Als nieuwsgierig mens vind ik dat soms fijn, maar bedenk voor jezelf of je het nodig vindt. Want waarom zou je betalen voor iets wat je niet gebruikt.

 

Kost-da?

Belangrijke vraag waar wederom een heel breed antwoord op volgt in deze wereld. Tijd en geld zijn natuurlijk doorslaggevend. Als je het zelf doet, kost het meer tijd. Ook jouw tijd kost geld. En vaak heb je dan ook wel wat abonnementen die je wilt nemen. De kosten voor een tool zijn afhankelijk van welke bronnen je wilt monitoren, hoeveel mensen in het systeem mogen en hoe je het nieuws delen wilt. Met name print is kostbaar daar je vanuit wettelijke rechten voor elk artikel, elke keer dat het gelezen wordt, betalen moet. En hoe meer mensenwerk hoe hoger de kosten. Tegelijkertijd maakt het mensenwerk je analyses en monitoring vele malen nauwkeuriger en vollediger.

De meeste tools zijn terughoudend om hier antwoord op te geven. Sommige hebben pakketten, anderen werken met offertes op maat. Clipit bijvoorbeeld die gaat in vier stappen van €250 per maand naar €1250 per maand. Vanaf €100 per maand mag je al wat spelen met de tool van MediaInfoGroep, maar realiseer je dat de teller vrij snel kan lopen. Veel van die vaste features, zoals analysemogelijkheden of vrijzoek opties etc, zitten bij de concurrenten al bij de basisprijs. Coosto start bij ongeveer €250 per maand en dan kun je je helemaal ongans zoeken. Al zal je voor de training van het systeem nog eenmalig €500 moeten neerleggen. Bij Monalyse krijg je de training erbij maar zijn de maandelijkse kosten weer wat hoger en wordt er meer handmatig gedaan. Hulp is overal aanwezig, maar niet altijd gratis. Vraag altijd wanneer de teller gaat lopen, soms kan dat al zijn bij het doorakkeren van een query.

 

TIP: Beperk je analyses voor een speciaal project, een campagne of een crisis. In echte grote crisis wil je meerdere malen per dag een update van de media-aandacht. Vermoei jezelf niet om dat te gaan maken maar huur daar dan ook een tool voor in.

TIP; als je moet leuren voor budget hou dan sowieso rekening met €250 per maand

 

Vreemde eenden in de bijt

De Media Distellery richt zich op radio en tv. En dan gaat het om gezichtsherkenning, logoherkenning en natuurlijk spraak. Je krijgt een kort fragmentje (enkele seconden) van jouw moment toegestuurd. Media Distillery levert deze broninformatie vooral aan de verschillende tools, maar mocht je gericht iets nodig hebben of niet met een tool willen werken dan kun je ook direct bij ze terecht.

 

Publistat is veel genoemd als tool, maar is een wat bijzondere eend in de bijt. Publistat ziet zichzelf niet zien als een tool, maar een bureau met analisten die veeleisende communicatieprofessionals ondersteunen en ontzorgen via alerts, vooruitblikken en analyses. Zij positioneren zich door alle analyses en monitoring handmatig te doen en gebruiken daarbij dus nagenoeg alle hier behandelde tools.

 

Lees vooral ook de andere artikelen over de bronnen, de query en de KPI’s. Dit onderzoek heb ik gedaan in de zomer van 2018. Omdat de markt nogal aan grote veranderingen en concurrentie onderhevig is, kan het zijn dat tools inmiddels nieuwe functionaliteiten aanbieden. Juist daarom is het wezenlijk om zelf gesprekken aan te gaan.